Zintegrowany Raport Roczny Grupy Kapitałowej LOTOS 2015

Podejście do zarządzania ryzykiem nadużyć opisaliśmy w przyjętej w 2012 roku Polityce Przeciwdziałania Nadużyciom Grupy Kapitałowej LOTOS. Obok Kodeksu etyki, jest ona kluczowym źródłem zasad i standardów obowiązujących w naszej firmie w tej sferze. Ustanowienie obydwu dokumentów było zgodne z celami Strategii społecznej odpowiedzialności Grupy Kapitałowej LOTOS na lata 2012–2015.

---

---

Ostrożni wiedzą więcej

Kluczowym elementem działań z zakresu zapobiegania nadużyciom jest edukacja pracowników. We wrześniu 2015 roku rozpoczęliśmy cykliczną wysyłkę e-maili edukacyjnych w formie poradnikowej. Inicjatywa, którą kontynuowaliśmy w 2016 roku, służyła podniesieniu świadomości pracowników o ryzyku wystąpienia nadużyć i sposobach przeciwdziałania zjawiskom o takim charakterze. Akcja była dla nas także okazją do dystrybucji Polityki Przeciwdziałania Nadużyciom wśród pracowników Grupy Kapitałowej LOTOS. Ponadto każda wiadomość zawierała informację o obowiązku zgłaszania podejrzeń nadużyć poprzez zdefiniowane w Polityce kanały.

Nadużyciom mówimy „nie”

Naszym celem jest podejmowanie działań, które pozwolą zwiększyć poziom odporności Grupy Kapitałowej LOTOS na nadużycia. Aktywności z tym związane są dla nas równoznaczne z:

• dysponowaniem wiedzą dotyczącą rzeczywistego i postrzeganego poziomu zagrożenia nadużyciami w związku z prowadzoną przez nas działalnością,
• ustanowieniem i zapewnieniem funkcjonowania rozwiązań dostosowanych w sposób optymalny do charakteru i skali dotyczących go zagrożeń, ukierunkowanych na przeciwdziałanie, wykrywanie i reagowanie na nadużycia.

Efektem podejmowanych przez nas działań ma być pełna zdolność Grupy Kapitałowej LOTOS do:

• minimalizowania możliwości wystąpienia nadużyć,
• ograniczania szkodliwych skutków nadużyć,
• mobilizowania zasobów przyspieszających powrót organizacji do sytuacji poprzedzającej wystąpienie zdarzeń o charakterze nadużyć.

Na co jesteśmy narażeni?

W Grupie Kapitałowej LOTOS w ramach zestawu ryzyk korporacyjnych zdefiniowaliśmy ryzyko nadużyć. Przez nadużycia rozumiemy celowe działanie lub zaniechanie działania, stanowiące złamanie przepisów prawa lub zasad obowiązujących w naszej organizacji. Osoba, która się go dopuszcza, odnosi nieuprawnione korzyści. Jego rezultatem mogą być także straty ponoszone przez spółkę. Przez ryzyka nadużyć rozumiemy m.in. wszelkie formy działań korupcyjnych.

W 2015 roku opracowaliśmy mapę ryzyka nadużyć. Wskazuje ona, że w spółkach Grupy Kapitałowej LOTOS - z niewielkimi wyjątkami - największe zagrożenia ryzykiem nadużyć skoncentrowane są w obszarach:

• procesu przygotowania i realizacji inwestycji,
• sprzedaży,
• logistyki,
• zakupów i gospodarki magazynowej.

Poziom ryzyka nadużyć oszacowaliśmy w oparciu o następujące kryteria:

• znaczenie obszaru dla realizacji celów strategicznych danej spółki,
• realizacja przeglądu nadużyciowego lub postępowania wyjaśniającego w obszarze,
• istotność obszarów w zależności od narażenia na ryzyko nadużyć w zdefiniowanych kategoriach,
• poziom ryzyka nadużyć postrzegany przez kierownictwo w oparciu o przeprowadzone badanie kwestionariuszowe.

Co jeszcze zrobiliśmy?

• opublikowaliśmy dedykowane materiały edukacyjne w miesięczniku dla pracowników Grupy Kapitałowej LOTOS „LOTOSFERA”, 
• opracowaliśmy materiały na potrzeby e-learningu skierowanego do pracowników nowo zatrudnionych,
• ukończyliśmy prace operacyjne nad pilotażowymi przeglądami kategorii nadużyć z zakresu nieuprawnionych wynagrodzeń i świadczeń socjalnych, kradzieży informacji i własności intelektualnej oraz cyberprzestępczości.