Współpraca z dostawcami
Grupa LOTOS w relacjach rynkowych z kontrahentami kieruje się zasadami uczciwej konkurencji, otwartością na oczekiwania, docenianiem kapitału intelektualnego i kompetencji ludzi. W naszą misję i system wartości są trwale wpisane zasady etycznego i odpowiedzialnego biznesu, który prowadzimy w sposób transparentny.
Prowadząc działalność gospodarczą z poszanowaniem prawa oraz z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania Grupa Kapitałowa LOTOS:
- propaguje działanie oparte na wysokiej kulturze etycznej oraz dąży do jej ciągłego doskonalenia zarówno w relacjach wewnętrznych, jak i we współpracy z partnerami biznesowymi,
- dba o przestrzeganie praw pracowniczych oraz zapewnienie pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy,
- stara się ograniczać skalę negatywnego oddziaływania przedsiębiorstwa na środowisko poprzez racjonalne wykorzystywanie surowców oraz stosowanie przyjaznych środowisku rozwiązań technologicznych,
- zachowuje obiektywizm i bezstronność w relacjach biznesowych, starając się unikać konfliktu interesów oraz zapobiegać nadużyciom.
W 2015 roku naszymi głównymi dostawcami, których wartość zaopatrzenia stanowiła ponad 10% przychodów ze sprzedaży ogółem, były firmy: VITOL ze Szwajcarii, Rosneft Oil Company z Rosji oraz Tatneft Europe AG ze Szwajcarii.
Udziały tych dostawców w zaopatrzeniu Grupy LOTOS wynosiły odpowiednio: 26,00%, 18,33% oraz 15,79%.
Kryteria wyboru i oceny dostawców
W 2015 roku, tak jak w latach poprzednich, Grupa Kapitałowa LOTOS dążyła do tego, aby wszystkie zapytania ofertowe w ramach procesu wyboru kontrahenta oraz umowy zawierane zarówno z nowymi, jak i dotychczasowymi dostawcami zawierały klauzule dotyczące społecznej odpowiedzialności (CSR) dotyczące:
- BHP,
- zasad i standardów postępowania,
- etyki,
- braku konfliktu interesów,
- antykorupcji,
- ochrony środowiska,
- przestrzegania praw człowieka,
- wpływu na społeczeństwo – działania integrujące.
Stosowanie klauzul w umowach podpisywanych przez spółki wchodzące w skład Grupy Kapitałowej LOTOS ma charakter obligatoryjny.
Rozumiemy znaczenie współpracy z lokalnymi dostawcami oraz dążymy do korzystania z możliwości kooperacji z przedsiębiorstwami spełniającymi oczekiwane przez nas kompetencje oraz standardy współpracy. Dążąc do minimalizacji negatywnego wpływu wykorzystywania paliw kopalnych w transporcie, stosujemy w produkcji paliw biokomponenty (bioetanol oraz FAME) pochodzące w 72% od dostawców krajowych.
Wydatki Grupy Kapitałowej LOTOS na rynku lokalnym
Nazwa spółki | Wydatki na produkty/usługi dostawców ogółem | Wydatki na produkty/uslugi dostawców lokalnych | Udział wydatków na produkty/usługi dostawców lokalnych w wydatkach na produkty/usługi ogółem |
---|---|---|---|
Polska (PLN) | |||
LOTOS Oil | 523 135 000 | 471 756 000 | 90,18% |
LOTOS Kolej | 601 068 503 | 562 755 215 | 93,63% |
LOTOS Paliwa | 14 513 537 588 | 14 466 861 659 | 99,68% |
LOTOS Lab | 7 165 609 | 7 149 022 | 99,77% |
LOTOS Infrastruktura | 15 255 636 | 15 255 636 | 100,00% |
LOTOS Serwis | 29 413 360 | 29 048 667 | 98,76% |
LOTOS Ochrona | 1 263 000 | 1 263 000 | 100,00% |
LOTOS Asfalt | 884 046 613 | 809 684 808 | 91,59% |
LOTOS Petrobaltic | 378 574 417 | 79 076 297 | 20,89% |
LOTOS Straż | 4 201 591 | 4 150 466 | 98,78% |
Grupa LOTOS | 19 695 990 000 | 4 873 130 000 | 24,74% |
Energobaltic | 9 665 167 | 311 362 | 3,22% |
ŁĄCZNIE | 36 663 316 485 | 21 320 442 132 | 58,15% |
Norwegia (NOK) | |||
LOTOS Norge | 21 409 000 | 21 409 000 | 100,00% |
Litwa (EUR) | |||
LOTOS Geonafta | 16 522 678 | 14 146 350 | 85,62% |
- Dane nie uwzględniają rozliczeń z pracownikami, rozliczeń podatkowych z tytułu: VAT, akcyzy, podatku dochodowego, ZUS, opłat celnych, opłaty zapasowej, podatków i opłat lokalnych, wieczystego użytkowania gruntów.
- Wydatki krajowe Grupy LOTOS uwzględniają zakupy od jednostek powiązanych (np. LOTOS Petrobaltic, LOTOS Kolej, LOTOS Serwis, LOTOS Straż, LOTOS Ochrona, LOTOS Lab itp.)
- Należy podkreślić, że produkty, które stanowią podstawę działalności koncernu i największy udział wartościowy w jego zakupach, są niedostępne w wystarczającym zakresie na rynku lokalnym rozumianym jako teren całego kraju (ropa i produkty ropopochodne, specjalistyczne urządzenia), stąd niski udział wydatków lokalnych w wydatkach ogółem.
Nasze praktyki w zakresie zamówień
Spółki Grupy Kapitałowej LOTOS (z wyłączeniem LOTOS Petrobaltic) nie są zobowiązane do prowadzenia przetargów zgodnie z Ustawą o Zamówieniach Publicznych. Zdecydowaliśmy się jednak uregulować wewnętrznie proces zakupowy. Stworzyliśmy instrukcje, procedury oraz dyrektywy mające na celu podniesienie bezpieczeństwa prawnego i efektywności procesu zakupowego. Ponadto wprowadziliśmy standardy umów, których celem jest ułatwienie oraz optymalizacja procesu nawiązywania i realizacji współpracy.
Zgodnie z procedurą wewnętrzną, każda umowa powinna zawierać klauzule dotyczące społecznej odpowiedzialności biznesu. Obowiązek ten został również przeniesiony dyrektywą na spółki Grupy Kapitałowej LOTOS.
środowisko
Zależy nam, aby uświadomić każdemu dostawcy usług i towarów, jakie są nasze środowiskowe priorytety dotyczące minimalizowania negatywnego oddziaływania na otoczenie.
W ramach wdrożonego i certyfikowanego Zintegrowanego Systemu Zarządzania (ZSZ) funkcjonuje instrukcja zgodnie z którą, na każdym etapie pozyskiwania usług i towarów przeprowadzamy analizę efektywności energetycznej wybieranych rozwiązań projektowych (zadań inwestycyjnych i modernizacyjnych) czy realizowanych zakupów (np. sprzęt AGD, leasing samochodowy).
Dostawcy usług zobligowani są postanowieniami podpisanych umów do przestrzegania zasad właściwego prowadzenia gospodarki odpadami wytwarzanymi w trakcie wykonywanych prac. Dotyczy to także naszego kluczowego Projektu EFRA.
kwestie pracownicze
W ramach przeprowadzanych procesów wyboru kontrahenta, Grupa LOTOS wymaga od potencjalnych dostawców biorących w nich udział, dokumentów poświadczających m.in. opłacanie składek ZUS za zatrudnianych przez firmy pracowników. W 2015 roku wymagania te zostały spełnione przez 100% naszych kontrahentów.
Umowy podpisywane w Grupie Kapitałowej LOTOS zawierają klauzule związane z obszarem BHP dotyczące zapewnienia pracownikom odpowiednich warunków pracy i wypoczynku, klauzule dotyczące zasad i standardów postępowania, klauzule etyczne oraz dotyczące przestrzegania praw człowieka.
Jak oceniamy naszych dostawców?
Przeprowadzane audity dostawców dostarczają nam informacji o stopniu spełnienia wymagań jakościowych, jak również bardzo istotnych dla nas wymagań z zakresu bezpieczeństwa pracy i ochrony środowiska. Dzięki nim możemy mieć pewność, że prace prowadzone są bezpiecznie. Identyfikujemy ponadto obszary, w których należy wprowadzić usprawnienia.
Mając świadomość, że spełnienie naszych oczekiwań wymaga dużego zaangażowania ze strony dostawcy, przedstawiamy kontrahentom rzetelną, szczegółową informację dotyczącą auditowanych obszarów.
Plany na przyszłość
W Grupie LOTOS rozpoczynamy aktualnie analizę pośredniego oddziaływania firmy na środowisko, w której uwzględnieni zostaną dostawcy. Liczymy na to, że wypracowana metodyka i przeprowadzona analiza dostarczą przydatnych informacji na temat oddziaływania naszych dostawców na środowisko. W konsekwencji powinno to umożliwić skuteczniejsze zarządzanie zagadnieniem oddziaływania środowiskowego w ramach całego łańcucha dostaw.
W 2016 roku mamy zamiar każdorazowo przekazywać nowym dostawcom ankietę, zawierającą pytania z zakresu praw człowieka, polityki zatrudnienia i odpowiedzialnego prowadzenia biznesu. Chcemy w ten sposób zweryfikować czy systemy wartości i wizje prowadzenia biznesu naszych nowych kontrahentów są spójne z wizją Grupy Kapitałowej LOTOS oraz zasadami CSR.
Zasady współpracy jasne dla wszystkich
Dokładamy starań, aby wymagane przez nas normy oraz zasady postępowania były zrozumiałe dla kontrahentów, z którymi współpracujemy lub z którymi chcemy nawiązać współpracę. Dlatego udostępniliśmy obowiązujący w Grupie Kapitałowej LOTOS katalog klauzul z zakresu społecznej odpowiedzialności biznesu wraz z innymi dokumentami za pośrednictwem dedykowanej dla interesariuszy strony internetowej.
Na stronie tej znalazły się m.in.: Deklaracja współpracy z kontrahentami, elektroniczna wersja Kodeksu etyki, katalog Klauzul CSR, a także Polityka Przeciwdziałania Nadużyciom i Strategia społecznej odpowiedzialności biznesu. Zamieszczone są tam również standardy najczęściej stosowanych umów w Grupie Kapitałowej LOTOS, które dostawca może wykorzystać w prowadzonej przez siebie działalności.
Elementem działań podejmowanych przez spółki z Grupy Kapitałowej LOTOS w ramach oceny dostawców pod kątem praktyk w zakresie zatrudnienia, respektowania praw człowieka, wpływu na społeczność lokalną są także organizowane cyklicznie spotkania z kontrahentami. Przedstawiamy im wówczas nasze zasady związane z zagadnieniami CSR. Poprzez wymianę doświadczeń podnosimy także wiedzę kontrahentów z zakresu prowadzenia odpowiedzialnego biznesu, budując tym samym dobre praktyki na rynku.
Chcemy współpracować tylko z tymi podmiotami, które dokładają odpowiedniej staranności w przestrzeganiu zasad ochrony prawa, dlatego już na etapie zapytania ofertowego przekazujemy nasze wymagania potencjalnym dostawcom.
Dobra praktyka:
W Grupie LOTOS działa elektroniczna Platforma Zakupowa. To innowacyjne narzędzie, które wspiera zakupy w najistotniejszych obszarach, czyli tam, gdzie wymagana jest duża skrupulatność i konieczność dokumentowania podejmowanych działań.
Dzięki Platformie Zakupowej możemy skrócić czas potrzebny na składanie zapytań ofertowych oraz zmniejszyć koszty operacyjne związane z prowadzeniem przetargu. System pozwala nam też znacznie przyspieszyć etap przygotowywania różnego rodzaju raportów.